РАЗВИТИЕ АВТОМАТИЗАЦИИ ОСНОВНЫХ ПРОЦЕССОВ КАДРОВОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА КАК ЭЛЕМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ КАДРОВЫМИ РИСКАМИ ОРГАНИЗАЦИИ

Полный текст

Введение

 

Кадровые риски – потенциальный источник угрозы для организации. Такие деструктивные факторы могут возникать по разным причинам, таким как: текучесть кадров, недостаточная квалификация сотрудников, проблемы с мотивацией, нарушение трудовой дисциплины или законодательства (табл. 1).

Таблица 1

Основные виды кадровых рисков

№ п/п	Виды кадровых рисков	Характеристика
1.	Риск потери ключевых специалистов	уход высококвалифицированных работников может негативно сказаться на деятельности компании, особенно если они обладают уникальными знаниями или навыками
2.	Риск нехватки квалифицированного персонала	недостаток подходящих кандидатов на рынке труда может затруднить выполнение задач компании
3.	Риск нарушений трудового законодательства	несоблюдение норм трудового права может привести к судебным разбирательствам и штрафам
4.	Риск некорректного подбора персонала	ошибки при найме новых сотрудников могут привести к тому, что они окажутся неподходящими для выполнения своих обязанностей
5.	Риск перегрузки сотрудников	чрезмерная нагрузка на персонал может приводить к выгоранию и ухудшению здоровья работников

 

Управление кадровыми рисками предполагает их выявление, оценку, ранжирование по вероятности возникновения, разработку стратегии по предотвращению этих негативных факторов, выбор конкретных управленческих инструментов и методов воздействия. С учетом сказанного, вопрос контроля кадровых рисков является высокоактуальным, что и обусловило выбор темы статьи. Особого внимания требуют риски, связанные с нарушением трудового законодательства, перегрузкой сотрудников и некорректным подбором персонала. Кадровое делопроизводство представляет собой процесс документального оформления всех аспектов взаимодействия между работником и работодателем, включая вопросы трудоустройства, учета рабочего времени, заработной платы и других важных моментов трудовой жизни. [1]

Эффективная организация кадрового делопроизводство обеспечивает доступ к актуальной информации о численности и перемещениях сотрудников в рамках штатного расписания организации, что, в свою очередь, помогает своевременно оформлять необходимые документы и проводить анализ фонда оплаты труда и динамики социальных выплат. Результаты такого анализа служат основой для разработки стратегических решений, направленных на улучшение системы мотивации работников, управление затратами на оплату труда и повышение общей производительности предприятия. Помимо сказанного, грамотная работа отдела кадров обеспечивает фиксацию юридически значимых событий, в сфере трудовых отношений, создает информационную базу, необходимую для регулирования взаимных обязательств между сотрудником и организацией, способствует прозрачности и соблюдению законодательства.

 

Обзор литературы

 

Современные тенденции обусловливают необходимость постоянного поиска резервов повышения эффективности бизнеса, в том числе за счет автоматизации и оптимизации бумажного документооборота. Внедрение в кадровую работу новых технологий и подходов может значительно сократить затраты времени и ресурсов, а также снизить вероятность ошибок при работе с документами. [2]

Вопросы автоматизации кадровых процессов рассматриваются в работах Москальоновой Е., Кибанова А. Я., Грешновой А. Д., Полегаевой А. О., Орехова Д. Н., Чуркина А. А., Седнева О. Г. В современных исследованиях рассматриваются вопросы организации автоматизированного учета рабочего времени и выработки, их взаимосвязи с учетом расчетов по оплате труда (начислений, выплат) и другие. Авторы сходятся во мнении о необходимости полного совмещения всех стадий, связанных с учетом труда, в одной системе, которая позволяет вести и кадровый учет, и табельный учет, и производственный учет, и бухгалтерский учет. [3, 4, 5, 6]

На современном этапе сфера кадрового документооборота претерпевает этап трансформации, что связано с влиянием социально-экономических, правовых и иных факторов. Так, в 2017 г. была принята «Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации до 2030 г.», включающая программу «Цифровая экономика». Одной из ключевых инициатив этого проекта стал перевод взаимодействий между работниками и работодателями в электронный формат. Новация предполагает необходимость создания системы, позволяющей подписывать любые кадровые документы онлайн, независимо от местоположения и используемого устройства. Важнейшими аспектами электронного взаимодействия являются надежная идентификация лиц, участвующих в процессе подписания документов, а также защита данных при передаче и хранении в цифровом формате.

 

Материалы и методы

 

В законодательстве РФ отсутствует определение термина «кадровое делопроизводство». В деловой практике его понимают, как деятельность, обеспечивающую действия, перечисленные на рис.1.

 

 

                     

Документирование

                                                            

Оперативное хранение

Документооборот

Кадровое делопроизводство – деятельность, обеспечивающая:

Использование кадровых документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1 – Структура кадрового делопроизводства

 

В настоящее время происходит интенсивный процесс замены бумажного кадрового документооборота электронным. Цифровизация – источник таких очевидных преимуществ, как: экономия времени, трудозатрат, ресурсов, пространства, повышение прозрачности кадрового документооборота, обеспечение защиты от фальсификации документов, их лучшая сохранность, облегчение и ускорение доступа к архиву. [4]

Таким образом, речь идет об управлении документами, которое подразумевает проведение согласованной политики и применение стандартов в отношении всего массива документации.

С 22 ноября 2021 г. вступили в силу поправки к Трудовому кодексу Российской Федерации, регламентирующие ключевые аспекты и порядок осуществления кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Под кадровым электронным документооборотом понимаются процессы создания, заверения, использования и архивирования электронных документов, связанных с трудовыми отношениями, которые осуществляются работодателем, работником либо соискателем должности. Такие документы существуют исключительно в цифровом формате. Необходимость их перевода на бумажный носитель отсутствует (часть 1 статьи 22.1 ТК РФ) [7].

Следует отметить, что существуют и исключения. Так, например, только в бумажном виде следует вести книги (журналы) по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в нее, журналы учета движения трудовых книжек. Источником этой нормы является письмо Минтруда России от 05.10.2023 г. № 14–6/ООГ–6245. В документе ведомства указано, что упомянутые книги (журналы) не попадают под действие норм, распространяемых на электронный кадровый документооборот.

Порядок кадрового делопроизводства в организации, как правило, работодатель определяет самостоятельно (с учетом требований ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ). Однако, существуют особенности, закрепленные законодательно и имеющие отношение к конкретным видам организаций. Так, в ст. 44 Федерального закона от 27.07.2004 г. № 79–ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» определены функции кадровой службы. Еще одним примером является Федеральный закон от 02.03.2007 г. № 25–ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», который регламентирует кадровую работу в органах местного самоуправления (ст.28).

В случае отсутствия соответствующего нормативного акта, организации рекомендуется разработать внутренний документ, регулирующий кадровое делопроизводство. Требования к форме и содержанию локального нормативного акта законом не определены. Следовательно, его можно составить в произвольной форме, например, в виде положения или инструкции по кадровому делопроизводству. В данном случае возможно использовать один из следующих вариантов:

– разработать и принять один документ для всей организации;

– разработать и принять документы, регламентирующие ведение кадрового делопроизводства в конкретных структурных подразделениях, в том числе в обособленных. Такой подход применим в случае, когда в структурных подразделениях оформляются и хранятся кадровые документы, связанные с деятельностью их работников. В локальном нормативно-правовом акте возможно предусмотреть следующие разделы (табл. 2).

Таблица 2

Структура локального нормативного акта по кадровому делопроизводству

Разделы	Содержание
Общие положения	– цели издания локального нормативно-правового акта; – ответственные за ведение кадрового делопроизводства в организации.
Основные требования по оформлению кадровых документов	– виды кадровых документов, применяемых в организации; – порядок согласования документов; – перечень должностных лиц, наделенных правом подписи кадровых документов.
Организация кадрового документооборота и хранения кадровой документации	– порядок оформления документов при приеме, увольнении, других кадровых процедурах; – порядок использования унифицированных форм документов (например, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1) или разработанных в организации формах; – порядок регистрации входящей и исходящей кадровой документации. При описании данного раздела можно руководствоваться, в частности, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и др.

 

Для утверждения локального нормативного акта используют специальный гриф. Рекомендуется также издать приказ об утверждении такого документа. Согласно требованиям ТК РФ, необходимо ознакомить с локальным нормативным актом под подпись всех сотрудников, на которых, в силу занимаемой должности, распространяется его действие (ч. 2 ст. 22 ТК РФ). Это возможно реализовать путем оформления в качестве приложения к документу листа ознакомления.

Общие требования к структуре и формату электронных документов закреплены в приказе Министерства труда России от 20 сентября 2022 г. № 578н. Согласно статьям 22.1 – 22.3 Трудового кодекса РФ, правила ведения электронного кадрового документооборота могут быть применены и к отношениям с сотрудниками, выполняющими трудовые функции дистанционно (часть 5 статьи 312.1 ТК РФ).

 

Результаты исследования

 

Одним из ключевых вопросов, возникающих на этапе внедрения ЭКДО, является выбор информационной системы (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ). Рассмотрим известные на рынке программные решения.

Платформу ELMA можно рекомендовать как эффективную систему управления бизнес-процессами. Она объединяет модули CRM, электронного документооборота, проектного менеджмента и мониторинга ключевых показателей эффективности (KPI). Ее применение позволяет решать следующие задачи:

– автоматизация комплексных процессов, затрагивающих все направления деятельности компании;

– создание унифицированной структуры данных для всех приложений, что исключает необходимость дополнительной интеграции;

– формирование единого информационного пространства для внутрикорпоративного взаимодействия кадровой службы и работников организации.

Преимуществами использования платформы являются:

– автоматизация бизнес-процессов;

– автоматизация процессов документооборота;

– автоматизация процессов проектного офиса;

– возможность управления показателями эффективности.

Использование модуля 1С: «Зарплата и управление персоналом» также имеет ряд преимуществ. В программе максимально автоматизированы все процессы, касающиеся порядка подготовки первичных документов, учета расчетов с персоналом по оплате труда.

Внедрение системы электронного документооборота с помощью системы HRlink обеспечит возможность интеграции программных продуктов (1С: ЗУП, SAP, Корпоративный портал Битрикс24, «БОСС-Кадровик», портал «Работа в России») (см. рис.2).

 

 

 

 

 

Рис.2 – Электронный документооборот в системе HRlink

 

Одним из возможных направлений развития эффективной системы управления персоналом и оптимизации кадровой работы в организации является использование общего центра обслуживания (ОЦО) на базе системы «БОСС-Кадровик». Это предполагает создание такой организационной модели, где определённые важные, но не основные для бизнеса процессы, например, управление движением персонала и контроль затрат на него, перемещаются в зону ответственности конкретного подразделения. Преимуществом общего центра обслуживания является прозрачность кадровой работы. Опыт внедрения модели ОЦО показал, что она наиболее эффективна в организациях, структуру которых формирует несколько бизнес-единиц. Чем больше их количество, тем значительнее эффект масштаба и снижение затрат.

Создание единого формата глобальной системной платформы является необходимым условием для формирования ОЦО. В рамках такого подхода все рабочие и бизнес-процессы, стандарты данных и отчетности, а также система обучения и развития становятся общими для всех структурных единиц.

В ОЦО возможно передать следующие HR-процессы:

– планирование и контроль отпусков, командировок, обучения, переподготовки;

– планирование и учет отработанного времени;

– оценка деятельности и процедуры премирования по результатам;

– прохождение испытательного срока;

– участие в HR-опросах и анкетировании.

Представляется возможным констатировать следующие преимущества системы:

– позволяет решить вопрос удаленности персонала по географическому признаку;

– обеспечивает стандартизацию бизнес-процессов управления персоналом, исключает дублирование;

– способствует сокращению затрат рабочего времени персонала организации.

Таким образом, внедрение модели ОЦО позволит оптимизировать работу департамента по управлению персоналом организации, снизить трудоемкость выполняемых работ. .

Решение задачи оптимизации ведения миграционного учета возможно с помощью модуля «Миграционный учет» для 1С : ЗУП 8, позволяющего автоматически заполнять бланки. Модуль представляет собой список дополнительных внешних обработок, который сотрудник отдела кадров имеет возможность установить в пользовательском режиме 1С : Предприятие 8. При помощи модуля также возможно решить следующие задачи:

– напоминание о документах с истекающим сроком действия по мигранту. Модуль автоматически напоминает о заканчивающихся сроках миграционных документов за выбранное количество дней. Это позволит не запоминать дату оформления каждого мигранта, а вести и контролировать весь учет в таблицах Excel. Тем самым для организации уменьшится вероятность получения штрафов за просроченные документы при увольнении иностранных сотрудников;

– автоматическое исправление опечаток в бланках. В случае неправильно введенных в 1С данных, можно автоматически исправить опечатку для всех миграционных бланков;

– обновление миграционных бланков в соответствии с требованиями Отдела миграции ГУ МВД РФ. Специалисту по кадрам не придется постоянно контролировать актуальность бланков в соответствии с миграционным законодательством, в программе обновление происходит автоматически;

– ведение миграционного и кадрового учёта в единой базе 1С. Специалист по кадрам перестанет заниматься «двойным учётом» сотрудников.

Модуль позволяет заполнять:

– заявление для получения ИНН (Форма № 2–2 – Учет);

– доверенность на работника кадровой службы.

– гарантийное письмо;

– трудовой договор мигранта;

– листок статистического учета прибытия;

– отчет по иностранным гражданам (позволяет на определенную дату получить сводную информацию по всем работающим иностранным сотрудникам).

Использование данного модуля позволит оптимизировать работу департамента по управлению персоналом и сократить его трудозатраты.

 

Обсуждение и заключение

 

Таким образом, развитие автоматизации основных процессов кадрового электронного документооборота играет ключевую роль в управлении кадровыми рисками организации. Внедрение цифровых технологий позволяет минимизировать влияние человеческого фактора, снизить вероятность ошибок при обработке документов, ускорить обмен информацией и повысить прозрачность процессов набора сотрудников, их оформления и дальнейшего сопровождения. Автоматизация способствует оптимизации затрат на персонал, эффективности контроля соблюдения нормативных требований и защите конфиденциальной информации. Таким образом, она становится важным инструментом снижения кадровых рисков и повышения общей эффективности управления человеческими ресурсами.

Об авторах

Ирина Владимировна Харчева

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Национальный исследовательский университет «МЭИ»

Автор, ответственный за переписку.
Email: KharchevaIV@mpei.ru
ORCID iD: 0000-0001-7242-9015
SPIN-код: 7845-2155
Scopus Author ID: 465371
ResearcherId: F-2357-2017

Кандидат экономических наук, доцент кафедры экономики в энергетике и промышленности

Россия, 111250, Россия, г. Москва, ВН.ТЕР.Г. МУНИЦИПАЛЬНЫЙ ОКРУГ ЛЕФОРТОВО, УЛ КРАСНОКАЗАРМЕННАЯ, Д.14, СТР.1

Список литературы

Дополнительные файлы